Politique de Confidentialité

4.1 Informations fournies directement par l'Utilisateur

Lors de la création d'un compte et de l'utilisation des Services, l'Utilisateur communique notamment :

• Données d'identification : civilité, nom, prénom, qualité (notaire ou collaborateur habilité par ce dernier), coordonnées professionnelles (adresse, email, téléphone, numéro de CRPCEN), identifiants de connexion ;
• Données liées au compte : information de facturation, mandat SEPA B2B, choix de l'abonnement ;
• Correspondance : messages envoyés au support, demandes d'assistance, retours via enquête de satisfaction.

4.2 Données relatives aux Parties impliquées dans les Dossiers

Dans le cadre des obligations de vigilance et de conformité LCB-FT/KYC, l'Utilisateur est amené à saisir des données concernant des tiers, notamment les données d'état civil et d'identification que sont le nom et le prénom.

4.3 Données collectées automatiquement

Lors de la navigation et de l'utilisation du Site, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement, telles que :

• l'adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation ;
• données de connexion et de logs (horodatages d'accès, actions effectuées) ;
• cookies et traceurs (point 10).

5.1 Fourniture des Services contractuels (exécution du contrat article 6.1.b du RGPD)

• Création et gestion des comptes Utilisateurs ;
• Accès sécurisé aux Services et authentification ;
• Génération et conservation des rapports de conformité ;
• Support technique et service client.

5.2 Respect des obligations légales et réglementaires (obligation légale article 6.1.c du RGPD)

• Vérification d'identité et vigilance à l'égard des clients et parties ;
• Détection des personnes politiquement exposées (PEP), personnes sous sanctions, ou impliquée dans des risques de blanchiment ou financement du terrorisme ;
• Conservation légale des analyses et rapports pendant cinq (5) ans (article L 561-12 du Code monétaire et financier)

5.3 Amélioration et sécurité des Services (intérêt légitime de la société article 6.1.f du RGPD)

• Suivi de l'utilisation de la plateforme, logs de connexion ;
• Prévention et détection des usages frauduleux ou abusifs ;
• Amélioration continue des fonctionnalités (tests, enquête de satisfaction, statistiques).

5.4 Gestion administrative et financière (exécution du contrat article 6.1.b du RGPD)

• Facturation, recouvrement et gestion des paiements ;
• Suivi de la relation contractuelle avec le Client.

5.5 Cookies et traceurs (consentement de l'Utilisateur article 6.1.a du RGPD)

• Gestion des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Site ;
• Mesure d'audience, amélioration de l'expérience utilisateur, et personnalisation limitée (sous réserve du consentement).

6.1 Destinataires internes

Peuvent avoir accès aux données, dans la limite de leurs attributions et sous réserve d'une stricte confidentialité :

• les collaborateurs habilités de la Société ;
• le support technique chargé de l'assistance aux Utilisateurs ;
• l'équipe en charge de la facturation et de la gestion contractuelle.

6.2 Prestataires et sous-traitants

Dans le cadre de l'exécution des Services, certaines données peuvent être transmises à des prestataires tiers agissant en qualité de sous-traitants, notamment pour :

• l'hébergement sécurisé des données (serveurs situés en France et répondant aux standards de sécurité ISO/IEC 27001:2022) ;
• la maintenance technique de la plateforme ;
• le traitement des paiements et de la facturation.
• Vérification d'identité et vigilance à l'égard des clients et parties ;
• Détection des personnes politiquement exposées (PEP), personnes sous sanctions, ou impliquée dans des risques de blanchiment ou financement du terrorisme ;
• Conservation légale des analyses et rapports pendant cinq (5) ans (article L 561-12 du Code monétaire et financier)

Ces sous-traitants sont liés contractuellement à la Société et soumis à des obligations strictes de confidentialité et de sécurité conformément à l'article 28 du RGPD.

6.3 Autorités et organismes publics

La Société peut être tenue de communiquer certaines données aux :

• autorités de contrôle compétentes (chambre départementales ou interdépartementales, Conseil Supérieur du Notariat, TRACFIN, autorités judiciaires ou administratives) ;
• auxiliaire de justice et officier publics et ministériels,
• administrations fiscales, lorsqu'une telle communication est prévue par la loi.

7.1 Données liées aux rapports de conformité

Les résultats d'analyses et rapports générés dans le cadre des Services sont conservés pendant une durée légale de cinq (5) ans à compter de la réalisation du rapport, conformément à l'article L 561-12 du Code monétaire et financier.

7.2 Données relatives au compte Utilisateur

Les données de compte (informations de profil, identifiants de connexion, abonnements) sont conservées :

• tant que le compte est actif ;
• puis archivées pendant une durée maximale de deux (2) ans après la clôture du compte, avant suppression définitive, sauf obligation légale contraire.

7.3 Données de facturation et financières

Les factures et informations relatives aux paiements sont conservées pendant une durée de dix (10) ans, conformément aux obligations comptables et fiscales applicables.

7.4 Données de logs techniques

Les journaux de connexion et d'utilisation de la plateforme sont conservés pendant une durée maximale d'un (1) mois.

7.5 Cookies et traceurs

La durée de conservation des cookies est limitée à la durée légale applicable (généralement comprise entre six (6) et treize (13) mois, selon leur nature).

8.1 Hébergement et infrastructures

• L'ensemble des données est hébergé en France, sur des serveurs sécurisés répondant aux standards de sécurité en vigueur.
• Les infrastructures utilisées sont conformes aux exigences légales et réglementaires applicables.

8.2 Mesures de sécurité

La Société applique des mesures conformes aux standard du marché (notamment ISO/IEC 27001:2022) incluant :

• chiffrement des communications (protocole TLS) ;
• contrôle strict des accès aux systèmes et données ;
• traçabilité des connexions et actes ;
• cloisonnement des environnements ;
• procédures régulières de sauvegarde et de restauration ;
• tests de sécurité réguliers.

8.3 Confidentialité et habilitations

• L'accès aux données est strictement limité aux collaborateurs et sous-traitants autorisés, soumis à des obligations contractuelles de confidentialité.
• Chaque Utilisateur est responsable de la sécurité et de la confidentialité de ses propres identifiants de connexion.

9.1 Droits reconnus

• Droit d'accès : obtenir confirmation que des données personnelles sont traitées et en recevoir communication ;
• Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli) : demander la suppression des données, dans la limite des obligations légales de conservations (notamment l'obligation de conservation prévue à l'article L 561-12 du Code monétaire et financier) ;
• Droit à la limitation du traitement : obtenir la suspension temporaire du traitement en cas de contestation sur l'exactitude des données ou de traitement illicite ;
• Droit d'opposition : s'opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime, sauf motifs impérieux ;
• Droit de portabilité : recevoir, lorsque cela est applicable, les données fournies dans un format structuré et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement ;
• Droits relatifs à la prise de décision automatisé : être informé et s'opposer à toute décision produisant des effets juridiques exclusivement fondée sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

9.2 Modalités d'exercice

Les droits peuvent être exercés en adressant une demande par email à dpo@lexdiligence.fr

La demande doit être accompagnée d'un justificatif d'identité afin de vérifier l'identité du demandeur.

9.3 Délais de réponse

La Société s'engage à répondre dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de la demande. En cas de complexité ou de nombre important de demandes, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires, conformément au RGPD.

10.1 Définition des cookies

Un cookie est un petit fichier texte enregistré sur le terminal de l'Utilisateur (ordinateur, tablette, smartphone) lors de la consultation du site. Il permet de mémoriser certaines informations nécessaires au bon fonctionnement du Site ou à l'amélioration de l'expérience navigation.

10.2 Types de cookies utilisés

• Cookies strictement nécessaires : indispensables au fonctionnement du Site (authentification, maintien de la session, sécurité). Ils ne nécessitent pas de consentement préalable.
• Cookies de mesure d'audience : permettant de collecter des informations statistiques anonymisées sur la fréquentation du Site et son utilisation.
• Cookies fonctionnels : facilitent la navigation et améliorent l'expérience utilisateur (ex : mode sombre de la page).
• Cookies soumis à consentement : tout cookies non strictement nécessaires (par ex : outils analytiques non anonymisés, cookies tiers) ne peut être déposé qu'après acceptation explicite de l'Utilisateur.

10.3 Consentement et paramétrage

Lors de la première visite sur le Site, l'Utilisateur est informé de l'utilisation des cookies par un bandeau d'information et peut :

• accepter l'ensemble des cookies ;
• refuser l'ensemble des cookies ;
• paramétrer ses préférences de manière granulaire.

L'Utilisateur peut également configurer son navigateur pour accepter ou refuser tout ou partie des cookies.

10.4 Durée de conservation

Les cookies sont conservés pour une durée maximale de treize (13) mois à compter de leur dépôt sur le terminal de l'Utilisateur.

11.1 Principe

La Société traite et conserve l'ensemble des données personnelles exclusivement sur le territoire de l'Union européenne, et actuellement en France, sur des serveurs sécurisés.

11.2 Absence de transfert hors Union européenne

Aucun transfert de données personnelles en dehors de l'Union européenne n'est effectué dans le cadre des Services de la Société.

11.3 Garanties en cas d'évolution

Dans l'hypothèse où la Société serait amenée à recourir à des prestataires situés en dehors de l'Union européenne, elle s'engage à :

• informer préalablement les Utilisateurs ;
• ne procéder à de tels transferts qu'en présence d'un pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, ou
• mettre en place des garanties appropriées conformes à l'article 46 du RGPD, telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.